Vilkår for et ophold på Søgård Hovedgård, der ligger på Sydspidsen af Langeland.

Opdateret den 7. juli 2016

1. Børnelejren på Langelands og ansøgerens opgaver i forbindelse med afholdelsen af et finansieret ophold.

Børnelejren på Langeland stiller ejendommen:

Søgård Hovedgård Søgårdsvej 8 5935 Bagenkop

til rådighed for institutioner, der arbejder med dårligt stillede børn, og som ønsker at afholde et ophold for disse i en nærmere aftalt periode.

Endvidere finansierer Børnelejren på Langeland opholdet i henhold til det budget, som ansøgeren har fremlagt i forbindelse med sin indledende ansøgning, i det omfang dette er blevet godkendt af Børnelejren på Langeland.

Ansøgeren står for alt det praktiske i forbindelse med afholdelse af opholdet herunder at skaffe personale, arrangere aktiviteter, madlavning, transport, rengøring mv. Ansøgeren er endvidere ansvarlig for, at lejren afholdes under forsvarlige forhold, og bærer det fulde ansvar for deltagerne på lejren, såvel børnene som personalet.

2. Fundraising og materiale

Børnelejren på Langeland bliver primært finansieret via støtte fra private virksomheder.

Når et ophold er godkendt, udarbejder Børnelejren på Langeland, (i forbindelse med finansieringen af ansøgerens ophold) et løsblad, som beskriver den planlagte lejr overfor mulige sponsorer. Ansøgeren skal være indforstået med at blive nævnt på dette løsblad. Derfor bedes ansøgeren hurtigst muligt sende/maile 4-5 linier om "jeres" børn.

Endvidere skal ansøgeren være indforstået med, at dennes lejr evt. nævnes som eksempel alene eller sammen med andre lejre. Dette gælder også i tiden efter lejrens afholdelse.

Desuden offentliggøres planlagte og afholdte lejre på vores hjemmeside www.lejren.dk.

3. Ansøgningsprocedure og forløb

Første skridt er, at ansøgeren udfylder et ansøgningsskema som kan rekvireres på tlf. 38711289 eller pr. mail rs@lejren.dk og returnere det til:

Børnelejren på Langeland, Jyllingevej 59 kld., 2720 Vanløse eller pr. mail: rs@lejren.dk.

Oplysningerne i ansøgningsskemaet behandles naturligvis fortroligt.

Herefter tager Børnelejren på Langeland stilling til, hvorvidt og i hvilket omfang ansøgningen kan accepteres. Dette meddeles ansøgeren, og en kontrakt fremsendes til ansøgeren pr. mail.

Såfremt ansøgningen accepteres skal ansøgeren inden 14 dage, fra ansøgeren har modtaget kontrakten, returnere kontrakten pr. mail.

Overholdes ovenstående tidsfrister ikke, forbeholder Børnelejren på Langeland sig ret til at tilbagekalde sit tilbud om et finansieret ophold. Et evt. indbetalt depositum vil IKKE blive tilbagebetalt ansøgeren.

Inden opholdets påbegyndelse skal følgende endvidere fremsendes til Børnelejren på Langeland:

Endelig deltagerliste
Endelig personaleliste
Oplysninger om lejransvarlig samt mobil nr.
Oplysninger om ankomst- og afrejsetidspunkt
Kopi af forsikringen eller navn på forsikringsselskabet


4. Depositum, kr. 6.000,00 for hovedhuset eller hestestalden og kr. 9.000,00 for begge huse

Senest 5 uger før opholdets påbegyndelse skal der indbetales et depositum til Børnelejren på Langelands konto: Merkur reg. nr. 8401 konto nr. 4215119 til sikkerhed for, at lejren gennemføres og vilkårene i øvrigt overholdes. Sker dette ikke, kan Børnelejren på Langeland annullere aftalen.

Ønsker ansøgeren digital faktura skal EAN nr. samt BrugerID oplyses på ansøgningsskemaet.

Depositummet bliver IKKE returneret, hvis ansøgeren annullerer opholdet senere end 4 uger før påbegyndelse af lejropholdet.

Udgifter der af Børnelejren på Langeland kan trækkes fra depositummet:

Rengøring/oprydning: Udgifter til rengøring/oprydning af ejendommen, hvis det skønnes nødvendigt.

Hærværk: Udgifter til udbedring af skader på ejendommen og inventaret som følge af hærværk.

Tyveri: Udgifter til genanskaffelse af inventar og lignende, forsvundet fra ejendommen under lejren.

Depositummet med eventuelle fradrag udbetales til ansøgeren senest 14 dage efter lejrens afslutning eller når foreningen har modtaget evalueringsskemaet samt de originale regninger.

Evalueringsskemaet modtager ansøgeren sammen med kontrakten.

5. Hvilke udgifter kan dækkes

Iht. Børnelejren på Langelands vedtægter, må der ikke fra ansøgerens side kræves deltagerbetaling af nogen art fra familier for deres barns ophold på Søgård. Såfremt ansøgeren agter at søge hel eller delvis støtte eller tilskud til omkostninger, der skønnes ikke at kunne dækkes iht. Børnelejren på Langelands retningslinier, fra offentlige myndigheder eller andre tilskudsordninger, skal det fremgå af ansøgningen.

Børnelejren på Langeland er indstillet på at afholde følgende udgifter:

a) Transportudgifter til samlet transport til og fra lejren fra et sted i Danmark svarende til udgifterne med offentlige transportmidler. Ønsker ansøgeren at leje bus/busser, skal ansøgeren selv undersøge priser og få Børnelejren på Langelands godkendelse inden bestillingen.

b) Forplejning under opholdet kr. 70,- pr. person pr. døgn, såfremt ansøgeren IKKE har noget kostbudget selv. Børnelejren på Langeland forbeholder sig ret til at reducere dette beløb.

c) Udgifter til udflugter, kr. 75,- pr. person ved et ophold på mindst 5 dage. Der kan søges om et større beløb til én specifik udflugt.

d) Særlige omkostninger såfremt de skønnes nødvendige/rimelige, og det er indenfor vores økonomiske formåen, herunder udgifter til særlig transport, såfremt dette er påkrævet, udgifter til lønnet personale i tidsrum, hvor det kan være svært at få frivilligt personale, f.eks. juleaften og lignende.

Desuden afholder Børnelejren på Langeland alle udgifter til vand, el og varme i forbindelse med opholdet.

6. Udbetaling af det bevilgede beløb

Det beløb som Børnelejren på Langeland har bevilget ansøgeren, udbetales til jeres konto ca. 8 dage inden lejrens påbegyndelse, men efter modtagelsen af de oplysninger, ansøgeren skal afgive til Børnelejren på Langeland, det er derfor vigtigt, at I skriver jeres reg.nr. og konto nr. på ansøgningsskemaet.

7. Afregning af det bevilgede beløb

Det budget som ansøgeren får overført ca. 8 dage før opholdet, skal der redegøres for. Derfor skal ALLE de originale bilag indsendes til Børnelejren på Langeland med posten, inden 14 dage efter opholdet. Udgifter uden bilag kan ikke honoreres.

8. Personale

Ansøgeren skal selv skaffe det nødvendige personale til afholdelse af lejren.

Det er et krav for at kunne deltage som personale på Søgård Hovedgård, at man ikke tidligere er straffet for eller i øjeblikket står tiltalt for et af følgende forhold:

Drab
Vold
Sædelighedsforbrydelser såvel mod børn som voksne
Røveri
Tyveri

Ansøgeren forpligter sig overfor Børnelejren på Langeland til at kontrollere personalets straffeattester og derved sikre sig, at de ikke er dømt for et af ovenstående forhold, samt på behørig vis sikre sig, at de ikke i øjeblikket står tiltalt for et af ovenstående forhold.

9. Lejransvarlig

Under lejropholdet skal der være én lejransvarlig leder, der opholder sig på lejren. Det skal være den samme person under hele lejropholdet.

10. Forsikring

Ansøgeren forpligter sig til at tegne en ansvarsforsikring for såvel børn som personale, der dækker dem under deres ophold på Søgård, og kopi af denne sendes til Børnelejren på Langeland senest 14 dage før afholdelsen af lejren. Ansøgeren kan også nøjes med at skrive forsikringsselskabet på ansøgningsskemaet.

11. Mad

Ansøgeren skal selv stå for indkøb af mad og andre fornødenheder så som toiletpapir, køkkenrulle etc, samt for tilberedningen af maden og efterfølgende oprydning.

12. Transport

Transporten til og fra lejren, samt på eventuelle udflugter skal ansøgeren selv arrangere og tage ansvaret for. Ledsagelse af børnene under transport skal ansøgeren ligeledes selv arrangere.

13. Rengøring, oprydning m.m.

Rengøringen under samt efter opholdet skal ansøgeren selv sørge for, og ansøgeren skal aflevere ejendommen i rengjort stand, dette gælder både ude som inde. Såfremt dette ikke sker, vil udgifterne til rengøring af ejendommen blive fratrukket depositummet som følgende: hovedhuset kr. 3.250,00, hestestalden kr. 3.500,00 samt multihuset kr. 2.250,00. Diverse oprydning, så som, at tømme vaskemaskinen, sætte cykler, havemøbler, grill m.m. på plads og samle affald sammen på grunden, afregnes med kr. 180,00 i timen, (minimum 1 time), priserne er inkl. moms.

Rengøring som I selv skal stå for, indbefatter følgende:

Der skal ligge 1 dyne og pude i hver seng.
Spisestolene skal sættes op på bordene.
Opvaskemaskinen, vaskemaskinen og tørretumbler skal tømmes.
Alt skal sættes/lægges på plads.
Gulvene skal støvsuges og vaskes, og det gælder også under senge, sofaer, skabe m.m.
Vindueskarme og andre synlige flader skal tørres af.
Rengøring af ovne m.m..
Badeværelserne skal rengøres inkl. toilet, spejl og vask.
Spindelvæv skal fjernes.
Alle affaldsspande skal tømmes.


Såfremt I ønsker at betale for rengøringen, som kun omfatter støvsugning, vask af gulve og aftørring af synlige flader samt rengøring af badeværelser, skal bestillingen ske senest 14 dage før opholdet på tlf. 38711289 eller pr. mail rs@lejren.dk. HUSK at spisestolene skal sættes op på bordene.

Ved ophold i begge huse. Hvis en lejr har rådighed over både hovedhuset og hestestalden, SKAL ting, der er flyttet fra hus til hus under lejren, sættes tilbage hvor de kom fra inden lejren forlades. Den næste institution har måske kun adgang til det ene hus, og så mangler de ting, der er flyttet.

14. Sengelinned mv.

Sengelinned (eller soveposer) samt badehåndklæder skal deltagerne selv medbringe til Søgård Hovedgård. Dyner og hovedpuder forefindes. Der er vaskemaskine og tørretumbler på stedet. Inden ansøgerens afrejse SKAL der lægges 1 dyne og 1 hovedpude i hver seng, sker dette ikke, afregnes der med kr. 180,00 i timen, minimum 1 time, som bliver fratrukket depositummet.

15. Kontakt til firmaer

Såfremt Børnelejren på Langeland i sit arbejde med salg af sponsorater kommer i kontakt med virksomheder, der ønsker at støtte med andet end penge f.eks. billetter, produkter eller lignende, underretter Børnelejren på Langeland ansøgeren herom, og det er herefter op til ansøgeren selv, at tage kontakt til den enkelte virksomhed og evt. lave en aftale, såfremt det måtte ønskes.

16. Evaluering

Børnelejren på Langeland forbeholder sig ret til at foretage en evaluering af opholdet såvel blandt personalet, som blandt de deltagende børn, når lejren er afsluttet. Evalueringsskema fremsendes sammen med kontrakten, og bedes udfyldt og returneret sammen med de originale bilag for udgifter. Denne rapport må af ingen af parterne offentliggøres helt eller delvist uden den anden parts samtykke.

Gæstebog - vi opfordrer alle lejrdeltagere - også børnene - til at skrive en hilsen i vores gæstebog på stedet. Børnelejren på Langeland forbeholder sig ret til at offentliggøre hele eller dele af indlæg fra gæstebogen til eks. i vores blad Søgård POSTEN.

17. Skader

Eventuelle skader på ejendom og inventar (f.eks. knuste ruder) skal udbedres midlertidigt på stedet hvis muligt (f.eks. en plastpose for en knust rude) og skrives på evalueringsskemaet. Det sker selvfølgelig også, at der er krus, lamper eller andre ting der går i stykker, og det er rart for os at vide det, så vi kan sørge for at erstatte tingene. Derfor, skriv venligst på evalueringsskemaet, om der er noget, der er gået itu eller blevet væk. Almindeligt spild bliver ikke trukket fra depositummet. Der bliver trukket mindst 1250,00 kr. (enkelt glas) og mindst 3500,00 kr. (termoglas) pr. ødelagt rude, alt efter størrelsen og materiale, fra depositummet.

18. Reglement

Ansøgeren forpligter sig til at overholde reglementet for Børnelejren på Langeland.

Husreglerne mailes til ansøgeren sammen med kontrakten.

19. Oplysningspligt/ret

Børnelejren på Langeland beder ansøgeren om at oplyse fornavn, køn og alder på hvert enkelt deltagende barn. Børnelejren på Langeland forbeholder sig ret til at videregive navn og alder på et enkelt barn til en virksomhed, der tegner et Børnesponsorat, der dækker alle udgifter for det pågældende barn. Vi opfordrer ansøgeren til at sådanne sponsorerede børn skriver/tegner en hilsen til sin sponsor under opholdet. Tegningen kan indsendes sammen med evalueringsskemaet efter opholdet.

Børnelejren på Langeland forsøger også at skaffe en lille gave til hvert barn, som de får, når de ankommer til gården.

Hvis ansøgeren tager nogle billeder under opholdet, vil det glæde Børnelejren på Langeland at modtage nogle stykker, gerne pr. mail, som vi bl.a. kan bruge til nye brochurer, til vores website, nyhedsbreve eller Søgård POSTEN. Vi modtager også gerne tegninger fra børnene.

20. Overtagelse/aflevering af Søgård Hovedgård

Der vil som regel være en til stede, når I ankommer til Søgård Hovedgård, og sørge for overdragelse af nøgler samt svare på eventuelle spørgsmål. Ligeledes vil der være en til stede ved jeres afrejse fra Søgård Hovedgård til at tage imod nøglerne, samt efterse lejrens stand. Dette får ansøgeren nærmere besked om.

21. Kontrol

Børnelejren på Langelands bestyrelse eller repræsentanter for denne har under hele lejren adgang til at besøge ejendommen, såfremt de måtte ønske det, såvel for at besigtige ejendommen, som for at kontrollere, om de indgåede vilkår overholdes, og lejren i det hele taget afvikles på en forsvarlig måde.

22. Ændringer

Der kan forekomme ændringer.